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 大连交通大学公文处理实施细则(修订版)         ★★★
大连交通大学公文处理实施细则(修订版)
发布人员:佚名 发布部门:本站原创 发布时间:2011-5-12 7:53:23 浏览次数:2835

 

大连交通大学公文处理实施细则

2011427修订)

第一章

第一条  为使学校的公文(收文、发文)处理工作规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》、《辽宁省行政机关公文格式细则》、《中国共产党机关公文处理条例》的有关规定,制定本细则。

第二条  公文是指学校在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。一般分为收文和发文。

第四条  公文处理必须做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第五条  校党政办公室是公文处理的管理机构,主管并负责指导校内各部门的公文处理工作。党政办公室配备专职人员负责公文处理工作,各单位(部门)的办公室也要有专职或兼职人员负责公文处理工作。

第六条 本办法对学校机关各部处和各学院(部)的公文处理均具有规范意义,各部门应参照本办法规范本部门的公文处理工作。

第二章  公文主要种类

 第七条  学校的公文种类主要有:

(一)意见  用于对重要问题提出见解和处理办法。

(二)决定  适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关人员。

(三)规定  用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(四)公告  适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。

(五)通告  适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(六)通知  适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

(七)通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。(八)报告  适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级机关的询问。

(九)请示  适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复  适用于答复下级机关的请示事项。

(十一)函  适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

(十二)会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第八条  根据公文性质、内容、发送范围及印制机关,我校公文种类主要分为校党委发文、校行政发文和各部门发文。

我校的发文字号主要有:

1. 党委代字、年份、序号为:大交大委发(××××)××号;党群系统各部门发文在党委代字委后加部门代字。

2. 行政代字、年份、序号为:大交大(××××)××号;行政系统各部门发文在行政代字后加部门代字。

 

第三章  公文格式

第九条  公文一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、印制版记等部分组成。

(一)版头  由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文件组成,用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文,版头可以用主办机关名称,也可以并用联署机关名称。

(二)密级  秘密公文应标注秘密等级,包括绝密、机密、秘密,并注明保密期限。

(三)紧急程度  紧急公文根据需要标注紧急程度,包括特提、特急、加急。公文紧急程度应当顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

(四)发文字号  包括机关代字、年份、序号。联合发文,只标明主办机关发文字号。发文机关代字应准确、简炼,一般以24字为宜;年份应使用全称,用六角括号“〔〕”括入;序号前不用“0”占位,不加“第”字。

(五)签发人  上报的公文应当注明签发人姓名。发文字号与签发人同行,分别居左右对称排布。

(六)标题  应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关(有文头可省略),并准确标明公文种类;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题在版头红色反线下空2行居中排布。

(七)主送机关  主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、同类型机构的统称。主送机关在标题下空1行,居左顶格标识,回行时仍顶格,在最后一个主送机关名称后标全角冒号。命令(令)通告公告等周知性公文,主送机关可改为发送机关,一般放在主题词之下,抄送的位置。会议纪要只标识发送机关。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关移至主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

(八)正文  是公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。正文回行左空2字起,正文排印应当行款格式恰当,开头、结尾层次和段落的书面标志要鲜明;每自然段左空2字,回行顶格,回行时不得将年份、数字分开;结构层次序数分级应当为一、(一)“1.”1,结构层次序数可越级使用,但不能逆用。规范性公文的结构层次序数,视需要可分为章、条、款、项、目。

(九)附件  公文如有附件,应当在正文之后、发文机关署名之前注明附件顺序和名称。 在正文下空1行、左空2字标识附件,后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应当使用阿拉伯数字;附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时,应当与附件名称的文字对齐;正文中已注明附件(表)的,不再标明附件名称。

附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识附件,有序号时标识序号;附件的序号和名称应与公文中附件说明标识一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

(十)发文机关署名  应使用全称或规范化简称,位于正文右下方。

(十一)成文时间  应为领导签发的时间。联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准;经会议讨论通过的公文,以通过日期为准。成文时间应当位于发文机关署名右下方,写明年、月、日,“零”写为“○”,日期的最后一个字比正文缩进4字。行政公文落款只标注成文日期,不署发文机关名称;党发公文落款同时标注发文机关名称和成文日期;“会议纪要”应当在标题之下,正文之前注明通过日期;决议、决定、条例、规定、意见等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

(十二)印章  公文除“会议纪要”外,都应当加盖印章。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。

(十三)附注  公文如有附注(需要说明的其他事项,包括公文的阅读和发放范围,请示性公文的联系人及联系电话等),应当加圆括号标注于成文日期下1行,左空2字。

(十四)印制版记  位于公文末页底部,包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

1.主题词 应按主题词表标引主题词。上报的公文,应当按照上级机关发布的主题词表标注主题词。主题词位置在公文末页下端、抄送栏横线之上,“主题词”居左顶格标识,后标全角冒号,词目之间空1字。

2.抄送机关 应当使用全称或者规范化简称、统称,根据需要按党、政、军、群顺序分类排列。抄送机关在主题词下1行用横线隔开,左右各空1字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号或顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后1个抄送机关后标句号;抄送机关下应贯以横线。

3.印发机关和印发日期 印发机关一般为发文机关的办公(秘书)部门,印发日期一般为公文的送印日期,应用阿拉伯数字标注。印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送的在主题词之下)占1行位置。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发机关和印发日期上下应贯以文尾横线。

第十条  公文规格及印制

(一)公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。“公告”、“通告”等张贴公文用纸大小,根据实际需要确定。

(二)公文印制中字号的选用一般按大标题、小标题、公文主体等顺序依次从大到小选用。公文标题用2号小标宋体字或黑体字,小标题用3号宋体字或3号黑体字;公文主体及未标明字体的用3号仿宋体或楷体字;秘密等级、紧急程度、“主题词”,用3号黑体字,主题词词日用3号小标宋体字。

(三)版头字推荐使用小标宋体。二级院系版头字的大小不能大于校级公文版头字的大小。

(四)公文每页排22行,每行排28个字。

第四章 发文处理

第十一条  发文办理是指以学校名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校核、用印、登记、分发等程序。

第十二条  草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)情况确实,观点明确,结构严谨,条理清楚,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。拟制紧急公文,根据实际需要确定紧急程度。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(五)应当使用国家法定计量单位

(六)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(七)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字

第十三条  拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第十四条  “请示应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

报告不得夹带请示事项。

第十五条  公文由学校办公室或学校有关部门拟稿。拟稿人填写大连交通大学公文处理单以下内容:标题、附件、主送机关、抄送(报)机关、拟稿人。拟稿部门负责人对所拟文件认真审核并签署意见。

第十六条  公文必须由发文机关主管校领导签发。重要的或者涉及面广的,由党政正职领导人签发;有的公文经授权可由党政办公室主任签发。

第十七条  学校发文必须经学校党政办公室秘书科审核。党委发文由秘书科审核后,提交党委书记签发;行政发文由校领导签发后,秘书科审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。经领导人签发的文稿,不得擅自改动,如必须改动,应当报经签发人同意。

第十八条  秘书科要对发文进行登记、编发文字号。正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。 

第十九条  原则上除学校党政办公室外,各职能部门一律不得对外正式行文。若各职能部处需以学校名义向校内外行文,只可用“大连交通大学”函件纸;以本单位名义校内行文可用本单位文件纸(自备)。

第五章  收文办理

第二十条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十一条  党政办公室秘书科负责公文的签收、登记、审核、分送阅读。其他部门收到上级文件要及时送秘书科处理。

第二十二条 收到上级机关下发或交办的公文,由党政办公室主任提出拟办意见,送校领导签署批办意见后送有关部门办理。

第二十三条 收到公文需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。分辨不清主办部门的,应当与有关部门协商或者请示领导确定。紧急公文,应当明确办理时限。

第二十四条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回党政办公室秘书科并说明理由。

第二十五条  凡涉及几个部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商、会签。如有分歧,主办部门要将各方意见报送主管领导研究决定。上报的公文,如有关方面意见不一致,要如实反映。

第二十六条  公文办理完毕后,承办部门要在文件上写明处理结果,及时返还校党政办公室秘书科,并以书面或口头形式向批示人汇报。文件中如有要求上报的材料,应备份并与文件共同返还秘书科。

第二十七条  送校领导批示或者交有关部门办理的公文,党政办公室要负责催办、查办,随时掌握公文去向。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第六章 公文归档

第二十八条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。各单位、部门均应确定专(兼)职档案员负责公文的立卷、归档。

第二十九条  归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理、立卷,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门(单位)的主要工作情况,便于保管和利用。

  第三十条  联合办理的公文,原件由主办部门(单位)立卷、归档,其他部门(单位)保存复印件或其他形式的公文副本。

  第三十一条  归档范围内的公文应当按照有关规定定期向档案室移交。文书档案应于第二年6月底前完成立卷归档和移交工作。

第三十二条  拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹必须符合存档要求。 

第七章 公文管理

  第三十三条  公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

  第三十四条  不具备归档和存查价值的公文,经本部门(单位)负责人批准,可以销毁。

第三十五条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

  第三十六条 部门(单位)合并时,全部公文应当随之合并管理。部门(单位)撤销时,需要归档的公文整理、立卷后按有关规定移交档案室。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 

第八章  附则

第三十七条  本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十八条  本办法自发布之日起施行。

 

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